De uitdaging
Adviesbureaus en consultancykantoren worden afgerekend op impact en zichtbaarheid. Opdrachtgevers willen niet wachten op maandelijkse statusupdates — ze willen inzicht, op elk moment.
Toch was het delen van live Power BI-dashboards met externe opdrachtgevers jarenlang een obstakelparcours:
- Power BI Pro per opdrachtgever — €12,10 per gebruiker per maand, voor iemand die het rapport misschien één keer per week bekijkt.
- Schermopnames en PDF-exports — de data is verouderd zodra ze zijn aangemaakt, en filteren is onmogelijk.
- Gedeelde Microsoft-accounts — meerdere contactpersonen bij dezelfde opdrachtgever gebruiken hetzelfde account. AVG-schending, geen audit trail, geen individuele toegangscontrole.
- Publieke embed-links — iedereen met de link heeft toegang. Geen authenticatie, geen controle, onacceptabel voor gevoelige projectdata.
Het gevolg: adviesbureaus staken uren in rapportageprocessen die niets toevoegden aan de inhoud.
De oplossing
Shareboard BI geeft elk adviesbureau een central dashboard-portaal in eigen huisstijl, gekoppeld aan de bestaande Power BI-werkruimte. Per opdrachtgever wordt een afgeschermde omgeving aangemaakt met precies de rapporten die voor hen relevant zijn.
Opdrachtgevers ontvangen een gepersonaliseerde uitnodiging, loggen in met 2FA en zien live projectdata in een portal met je logo en kleuren. Geen Microsoft-account vereist. Geen IT-afdeling nodig aan de kant van de opdrachtgever.
Wat het adviesbureau terugwint:
- Minder tijd aan rapportagevoorbereiding — rapporten zijn altijd actueel
- Hogere klanttevredenheid — opdrachtgevers kunnen zelf filteren en diepduiken
- Professionele uitstraling — je portal, je merk, niet een generieke Microsoft-link
- Inzicht in betrokkenheid — je ziet wanneer en hoe vaak opdrachtgevers het dashboard bekijken
Het resultaat
Bureaus die overstappen zien de relatie met opdrachtgevers veranderen: van periodieke rapportagemomenten naar een continue, transparante samenwerking. Opdrachtgevers stellen minder statusvragen omdat ze de antwoorden zelf kunnen opzoeken.
De operationele besparing is direct: geen wekelijkse exports, geen versiebeheerproblemen, geen e-mailverkeer over verouderde cijfers. Het adviesbureau kan zich richten op de inhoud — de portal regelt de ontsluiting.
Veelgestelde vragen
Kunnen opdrachtgevers het dashboard aanpassen of data wijzigen?
Nee. Opdrachtgevers hebben alleen leestoegang. Ze kunnen filteren en doorbladeren binnen de door jou ingestelde rapportgrenzen, maar ze kunnen geen data aanpassen, exporteren of andere werkruimtes bereiken.
Werkt Shareboard BI ook als wij meerdere projecten voor dezelfde opdrachtgever uitvoeren?
Ja. Je kunt per opdrachtgever meerdere rapporten toevoegen aan dezelfde werkruimte. De opdrachtgever ziet dan een overzicht van alle actieve projecten in één portal.
Wat gebeurt er met de toegang na afronding van een project?
Je kunt de link een vervaldatum geven — bijvoorbeeld de dag na projectafronding. Na die datum is de link inactief. Je kunt de toegang ook handmatig intrekken wanneer je dat wilt.
Zien opdrachtgevers onze Power BI-omgeving of werkruimtenaam?
Nee. Opdrachtgevers zien uitsluitend de portal met je eigen huisstijl. De onderliggende Power BI-structuur en werkruimtenamen zijn volledig afgeschermd.
Kunnen wij rapporten automatisch verversen zodat opdrachtgevers altijd actuele data zien?
Ja. De verversingsfrequentie stel je in via Power BI zelf. Shareboard BI toont altijd de meest recente versie van het rapport — opdrachtgevers zien live data zonder dat je handmatig hoeft te pushen.