De uitdaging
Overheidorganisaties — gemeenten, provincies, uitvoeringsinstanties — investeren steeds meer in data-gedreven beleid. Power BI is daarin een veelgebruikt instrument. Maar zodra dashboards gedeeld moeten worden buiten de eigen organisatie, stuit men op een structureel probleem.
Gemeenteraadsleden, provinciebestuurders, externe ketenpartners en inwonersvertegenwoordigers hebben geen Microsoft 365-account van de organisatie. Toch moeten zij periodiek — of continu — toegang hebben tot beleidsindicatoren, uitvoeringsrapportages en voortgangsmonitoring.
De alternatieven die overheidsorganisaties doorgaans hanteren:
- Maandelijkse PDF-exports — statisch, tijdrovend en ongeschikt voor doorvragen op cijfers.
- Power BI Pro-licenties voor externe partijen — €12,10 per gebruiker per maand, voor honderden raadsleden of partners. Budgettair en praktisch onhaalbaar.
- Publieke embed-links — geen authenticatie, geen logging, onacceptabel voor gevoelige beleidsinformatie.
- Aparte rapportagesystemen — hoge implementatiekosten, lange doorlooptijden, IT-afhankelijk.
Het gevolg: bestuurders ontvangen rapportages die al verouderd zijn bij aankomst, of de ICT-afdeling is weken bezig met een tijdelijke oplossing.
De oplossing
Shareboard BI biedt overheidsorganisaties een veilige, authenticeerde laag bovenop de bestaande Power BI-omgeving. Per doelgroep — gemeenteraad, college, externe partners, toezichthouders — wordt een afzonderlijke werkruimte ingericht met de relevante dashboards.
Toegang verloopt via 2FA. De portal toont het logo en de huisstijl van de gemeente of provincie. Ontvangers hebben geen Power BI-account nodig en hoeven niets te installeren.
Wat overheidsorganisaties terugwinnen:
- Live beleidsindicatoren voor bestuurders, zonder handmatige tussenkomst
- Afgeschermde werkruimtes per doelgroep — raad ziet niet wat partner ziet
- Volledige toegangslog: wie heeft wanneer welk rapport bekeken
- AVG-conform: geen gedeelde accounts, verplichte 2FA, encryptie over de lijn
- Eigen gemeentelijk of provinciaal domein voor de portal
Het resultaat
Overheidsorganisaties die Shareboard BI inzetten voor externe verantwoording, zien de kwaliteit van bestuurlijke informatievoorziening stijgen zonder extra ICT-capaciteit. Raadsleden kunnen op elk moment actuele voortgangsdata raadplegen — zonder tussenkomst van de griffie of ambtelijke ondersteuning.
De tijdwinst zit met name in de terugkerende rapportagecyclus: geen maandelijks handmatig aanmaken van PDF-rapportages meer. De onderliggende data wordt automatisch ververst; de portal is altijd actueel.
Veelgestelde vragen
Is Shareboard BI AVG-conform voor gebruik binnen de overheid?
Ja. Shareboard BI verwerkt geen persoonsgegevens van rapportontvangers anders dan noodzakelijk voor authenticatie. Alle verbindingen zijn versleuteld. De verplichte 2FA voldoet aan de basisvereisten van de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid).
Kunnen raadsleden of externe partners data downloaden of exporteren?
Nee, tenzij je dit expliciet toestaat in de rapportinstellingen. Standaard hebben ontvangers alleen leestoegang — ze kunnen filteren en doorbladeren, maar geen ruwe data exporteren.
Kan de gemeente haar eigen domeinnaam gebruiken voor de portal?
Ja. De portal is beschikbaar op je eigen subdomein (bijv. dashboard.uwgemeente.nl). Bezoekers zien het gemeentelogo en de huisstijl van je organisatie.
Hoe gaan wij om met toegangsrechten voor verschillende doelgroepen (raad vs. college vs. partners)?
Je maakt per doelgroep een aparte werkruimte met de bijbehorende rapporten. Een raadslid ziet andere dashboards dan een ketenpartner — zonder dat zij elkaars omgeving kunnen bereiken.
Wat is de impact op onze bestaande Power BI-omgeving?
Minimaal. Shareboard BI koppelt via een bestaande OAuth-verbinding aan je Power BI-werkruimte. Je bestaande rapporten, dataset-instellingen en verversingsschema's blijven ongewijzigd.