Multi-tenancy bij externe rapportage betekent dat je meerdere klanten bedient vanuit één platform, waarbij elke klant alleen zijn eigen data ziet. In Shareboard BI realiseer je dit met werkruimtes per klant, dynamische Row-Level Security voor datafiltering, en gestandaardiseerde rapporttemplates. Zo schaal je naar tientallen of honderden klanten zonder voor elke klant een apart rapport te bouwen.
Eén klant is geen probleem. Vijftig wel.
De eerste keer dat je een rapport deelt met een externe klant, is het overzichtelijk. Je maakt een werkruimte aan, wijst een rapport toe, nodigt de gebruiker uit. Klaar.
Maar dan groeit het. Vijf klanten, twintig klanten, vijftig klanten. Elke klant heeft eigen data, eigen gebruikers, soms eigen wensen. Als je voor elke klant een apart rapport bouwt, een aparte dataset configureert en handmatig toegang beheert, wordt het onhoudbaar.
Multi-tenancy is de architectuur die dit probleem oplost: meerdere klanten (tenants) bedienen vanuit één centrale omgeving, met strikte scheiding van data en toegang.
De drie pijlers van multi-tenant rapportage
1. Eén rapport, meerdere weergaven
In plaats van 50 rapporten bouw je één rapporttemplate. De data wordt per klant gefilterd via dynamische Row-Level Security (RLS).
Het principe:
- Je datamodel bevat een mappingtabel die gebruikers koppelt aan klanten
- Een DAX-filter op
USERPRINCIPALNAME()beperkt de data tot de klant van de ingelogde gebruiker - Elke klant opent hetzelfde rapport maar ziet uitsluitend eigen data
Het voordeel is enorm: een rapportwijziging voer je één keer door en alle klanten profiteren direct.
2. Werkruimtes als isolatiegrens
Een werkruimte in Shareboard BI is een hermetisch afgesloten omgeving. Gebruikers in werkruimte “Klant A” kunnen op geen enkele manier bij de rapporten of data van werkruimte “Klant B”.
Dit geeft je twee lagen beveiliging:
- Werkruimte-isolatie — de gebruiker ziet alleen de rapporten in zijn werkruimte
- RLS-filtering — zelfs binnen het rapport ziet de gebruiker alleen eigen data
Twee onafhankelijke beveiligingslagen die elkaar versterken.
3. Gestandaardiseerd onboardingproces
Bij 50+ klanten moet het toevoegen van een nieuwe klant een routine zijn, geen project:
- Werkruimte aanmaken — naam, branding, eventueel eigen domeinnaam
- Rapport toewijzen — het gedeelde template-rapport met de juiste RLS-rol
- Gebruikers uitnodigen — e-mailadressen invoeren, Shareboard BI stuurt de uitnodiging
- Klaar — doorlooptijd: minder dan 5 minuten
Via de Shareboard BI API kun je deze stappen ook automatiseren vanuit je CRM of klantenportal.
De dataset: ontwerp voor multi-tenancy
Je Power BI-dataset moet geschikt zijn voor multi-tenancy. Dat vereist:
Klantisolatie in de data
Zorg dat elke rij in je feitentabel herleidbaar is tot een specifieke klant. Dit kan via een directe kolom (KlantID) of via een relatie naar een klantdimensie.
Mappingtabel voor RLS
Maak een tabel die e-mailadressen koppelt aan klanten:
| UserEmail | KlantID |
|---|---|
| jan@acme.nl | K001 |
| piet@beta.nl | K002 |
| sara@acme.nl | K001 |
De RLS-filter op deze tabel gebruikt USERPRINCIPALNAME() om de data te beperken.
Schaalbare datapipeline
Bij 50 klanten is het niet houdbaar om data handmatig bij te werken. Zorg voor een geautomatiseerde datapipeline die:
- Data uit je bronsysteem (ERP, CRM, database) ophaalt
- Klantisolatie afdwingt in de ETL-stap
- De dataset op schema vernieuwt via Power BI scheduled refresh
Beheer op schaal: praktische tips
Naamconventie voor werkruimtes
Hanteer een consistente naamgeving: [KlantID] — [Bedrijfsnaam]. Zo kun je snel zoeken en sorteren in de beheerinterface.
Groepering en tagging
Gebruik tags om werkruimtes te categoriseren: sector, accountmanager, contracttype. Dit helpt bij het filteren als je tientallen werkruimtes beheert.
Bulk-operaties via de API
Het handmatig aanmaken van 20 werkruimtes is tijdrovend. Met de Shareboard BI API scripteer je het:
- Lees klantgegevens uit je CRM
- Maak per klant een werkruimte aan
- Wijs het standaardrapport toe
- Nodig de contactpersoon uit
Eenmalig scripten, daarna draait het automatisch bij elke nieuwe klant.
Monitoringdashboard
Bouw een intern Power BI-rapport dat je eigen Shareboard BI-gebruik monitort:
- Welke klanten loggen regelmatig in?
- Welke klanten hebben al weken niet ingelogd?
- Hoeveel gebruikers per werkruimte?
- Welke rapporten worden het meest bekeken?
Deze inzichten helpen je om klanten proactief te benaderen als de adoptie achterblijft.
Veelgemaakte fouten bij opschalen
1. Per klant een apart rapport bouwen
Het lijkt logisch (“klant X wil een extra grafiek”) maar het schaalt niet. Na 10 klanten heb je 10 rapporten die je los moet onderhouden. Gebruik in plaats daarvan bookmarks of rapportpagina’s om klantspecifieke weergaven te bieden binnen het gedeelde template.
2. RLS vergeten bij het testen
Een nieuw rapport werkt perfect als je het test als beheerder — want je ziet alle data. Test altijd met de “View as Role”-functie om te verifiëren dat de RLS-filter correct werkt per klant.
3. Geen standaard onboardingproces
De eerste klanten voeg je handmatig toe en dat gaat prima. Maar bij klant 30 vergeet je een stap, wijs je het verkeerde rapport toe, of nodig je de verkeerde persoon uit. Documenteer het proces en automatiseer het zo snel mogelijk.
4. Geen offboarding
Klanten komen én gaan. Zorg dat je een procedure hebt voor het deactiveren van werkruimtes en het intrekken van toegang wanneer een klant vertrekt. In Shareboard BI kun je een werkruimte deactiveren zonder data te verliezen — handig als de klant later terugkomt.
Wanneer ben je klaar om op te schalen?
Je bent klaar voor multi-tenancy als:
- Je datamodel een klantisolatie-kolom heeft
- Je dynamische RLS hebt geconfigureerd en getest
- Je een gestandaardiseerd onboardingproces hebt (handmatig of geautomatiseerd)
- Je een naamconventie hanteert voor werkruimtes
Lees meer over het organiseren van je werkruimtes in ons artikel over Power BI-werkruimtes organiseren of start een gratis proefperiode.
Veelgestelde vragen
Hoe voorkom ik dat klant A de data van klant B kan zien?
Shareboard BI isoleert klanten via werkruimtes. Een gebruiker in werkruimte A heeft geen enkele toegang tot werkruimte B. Daarnaast kun je Row-Level Security (RLS) in Power BI configureren, zodat zelfs als iemand toegang zou krijgen tot het rapport, de data gefilterd is op klantniveau.
Moet ik voor elke klant een apart rapport bouwen?
Nee. Bij multi-tenancy gebruik je één rapporttemplate met dynamische Row-Level Security. Het rapport filtert automatisch op de data van de ingelogde klant. Je bouwt het rapport één keer en deelt het met alle klanten — elk met hun eigen dataweergave.
Hoeveel werkruimtes kan ik aanmaken in Shareboard BI?
Er is geen limiet op het aantal werkruimtes. Je kunt honderden werkruimtes aanmaken, elk met eigen gebruikers, rapporten en branding. De beheerinterface biedt zoek- en filterfuncties om het overzicht te bewaren.
Kan ik het aanmaken van werkruimtes en gebruikers automatiseren?
Ja. Shareboard BI biedt een API waarmee je werkruimtes kunt aanmaken, gebruikers kunt uitnodigen en rapporten kunt toewijzen. Ideaal als je een CRM- of onboardingsysteem hebt dat automatisch klantomgevingen moet provisionen.
Hoe beheer ik updates aan rapporten voor alle klanten tegelijk?
Omdat alle klanten hetzelfde basisrapport gebruiken (gefilterd via RLS), werk je het rapport één keer bij in Power BI Desktop, publiceer je het naar Power BI Service, en is de update direct zichtbaar voor alle klanten. Geen handmatig kopiëren of per-klant deployment.