Maak in Power BI een aparte werkruimte per klantsegment of rapportagedoel (bijv. 'Extern — Klantrapportages', 'Extern — KPI-dashboards'). Houd interne en externe werkruimtes gescheiden. In Shareboard BI maak je vervolgens per klant een aparte werkruimte aan voor de daadwerkelijke toegangsverlening.
Het probleem: werkruimte-wildgroei
De meeste organisaties beginnen met één Power BI-werkruimte. Naarmate het gebruik groeit, ontstaan ad-hoc werkruimtes: “Test”, “Klant X — kopie”, “Dashboard v2 — definitief (2)”. Wanneer je vervolgens rapporten gaat delen met externen, is onduidelijk waar welk rapport staat en wie toegang heeft.
Naamgevingsconventie
Een consistente naamgeving voorkomt verwarring. Een werkbare conventie:
[Intern/Extern] — [Afdeling of doel] — [Omschrijving]Voorbeelden:
| Werkruimtenaam | Doel |
|---|---|
| Intern — Finance — Maandafsluiting | Interne financiële dashboards |
| Intern — Sales — Pipeline | Interne verkooprapporten |
| Extern — Klantrapportages | Alle rapporten die via Shareboard BI worden gedeeld |
| Extern — KPI-dashboards | Operationele KPI’s voor leveranciers |
| Dev — Finance — Ontwikkeling | Ontwikkelversies van financiële rapporten |
Scheiden van intern en extern
De belangrijkste vuistregel: houd werkruimtes voor intern gebruik gescheiden van werkruimtes voor extern gebruik.
Waarom:
- Beveiliging: In een externe werkruimte controleert je strikt welke datasets beschikbaar zijn. Geen risico dat iemand per ongeluk een intern rapport deelt.
- Governance: Je kunt aparte beheerdersrollen instellen. Het team dat externe rapporten beheert, hoeft geen toegang te hebben tot interne werkruimtes.
- Overzicht: Bij een audit weet je direct welke werkruimtes externe data bevatten.
Hoeveel Power BI-werkruimtes?
Minder is meer. Een goede vuistregel:
- 1–3 externe werkruimtes in Power BI, georganiseerd per rapportagedoel (niet per klant)
- Scheiding per klant regelt je in Shareboard BI via aparte werkruimtes met RLS
Voorbeeld voor een accountantskantoor met 50 klanten:
| Laag | Structuur |
|---|---|
| Power BI | 1 werkruimte: “Extern — Klantrapportages” met 3 rapporten + dynamische RLS |
| Shareboard BI | 50 werkruimtes: één per klant, elk met dezelfde 3 rapporten maar met klant-specifieke RLS-rol |
OTAP-strategie
Als je rapporten professioneel beheert, werk dan met een Ontwikkel-Test-Acceptatie-Productie (OTAP) indeling:
- Dev-werkruimte — hier bouwt je nieuwe rapporten en wijzigingen
- Test/Acceptatie — hier controleert een collega de wijzigingen
- Productie — dit is de werkruimte die gekoppeld is aan Shareboard BI
Power BI Deployment Pipelines (beschikbaar met Premium Per User of Premium-capaciteit) automatiseren de promotie van Dev → Test → Productie.
Governance-checklist
Stel uzelf deze vragen:
- Heeft elke werkruimte een duidelijke eigenaar?
- Is de naamgeving consistent en zelfverklarend?
- Zijn interne en externe werkruimtes gescheiden?
- Weet je welke datasets persoonsgegevens bevatten?
- Is RLS geconfigureerd voor multi-tenant rapporten?
- Is er een proces voor het verwijderen van werkruimtes die niet meer gebruikt worden?
Shareboard BI-werkruimtes: de klantzijde
In Shareboard BI maak je per klant een werkruimte aan. Dit is de omgeving die de externe gebruiker te zien krijgt. Per werkruimte stel je in:
- Welke rapporten zichtbaar zijn
- Welke RLS-rol van toepassing is
- Welke gebruikers toegang hebben
- Of export is toegestaan
De scheiding is waterdicht: gebruiker A kan nooit de werkruimte van gebruiker B zien, ongeacht hoe het Power BI-rapport is opgezet.
Wil je hulp bij het opzetten van je werkruimtestructuur? Neem contact op — we denken graag mee.
Veelgestelde vragen
Moet ik in Power BI per klant een aparte werkruimte maken?
Niet per se. In Power BI kun je één werkruimte gebruiken voor alle externe rapporten en de scheiding regelen via Row-Level Security. De scheiding per klant maak je in Shareboard BI, waar elke klant een eigen werkruimte krijgt.
Hoeveel werkruimtes kan ik aanmaken in Power BI?
Er is geen strikt maximum. In de praktijk zijn honderden werkruimtes mogelijk. Houd er rekening mee dat elke werkruimte aparte beheerlast geeft — minder werkruimtes met goede RLS is vaak efficiënter dan veel losse werkruimtes.
Wat is het verschil tussen een werkruimte in Power BI en in Shareboard BI?
Een werkruimte in Power BI is een container voor datasets, rapporten en dashboards. Een werkruimte in Shareboard BI is een afgeschermde omgeving voor een specifieke externe klant of groep. Je koppelt rapporten uit Power BI-werkruimtes naar Shareboard BI-werkruimtes.
Kan ik rapporten uit meerdere Power BI-werkruimtes combineren in één Shareboard BI-werkruimte?
Ja. Een Shareboard BI-werkruimte kan rapporten bevatten uit verschillende Power BI-werkruimtes. Handig als een klant zowel financiële als operationele rapporten nodig heeft die in aparte bronwerkruimtes staan.