Stel alerts in via Power BI Service door een data alert aan te maken op een KPI-tegel in een dashboard. Je definieert een drempelwaarde (bijv. omzet < €50.000) en Power BI controleert de waarde bij elke dataverversing. Bij overschrijding ontvang je een e-mailnotificatie. Via Shareboard BI kun je daarnaast geautomatiseerde rapportage-e-mails instellen voor externe gebruikers.
Reactief vs. proactief rapporteren
Een dashboard is inherent reactief: de gebruiker moet het openen om informatie te zien. Als je klant het rapport eens per maand opent, kan er weken voorbijgaan voordat een kritiek probleem wordt opgemerkt.
Alerts en notificaties keren dit om. In plaats van dat de gebruiker naar de data gaat, komt de data naar de gebruiker — als signaal, op het moment dat het relevant is.
Dit is het verschil tussen:
- Reactief: de klant opent het dashboard op de 5e van de maand en ziet dat de omzet in week 2 was ingestort
- Proactief: de klant ontvangt op dag 10 een mail: “Omzet deze maand ligt 30% onder het gemiddelde”
Power BI data alerts: stap voor stap
Stap 1: pin een KPI-tegel aan een dashboard
Data alerts werken alleen op tegels die aan een Power BI-dashboard zijn gepind. Dit zijn typisch KPI-visuals (card, gauge, KPI-visual).
- Open je rapport in Power BI Service
- Hover over de KPI-visual en klik op het pin-icoon
- Selecteer het dashboard waaraan je het wilt pinnen
Stap 2: stel de alert in
- Open het dashboard in Power BI Service
- Klik op de drie puntjes (…) op de gepinde tegel
- Kies Manage alerts
- Klik op Add alert rule
- Configureer:
- Conditie: boven of onder een drempelwaarde
- Drempelwaarde: het getal dat de alert triggert
- Notificatiefrequentie: maximaal eens per uur of eens per dag
- Klik op Save and close
Stap 3: ontvang het signaal
Wanneer de data wordt vernieuwd en de waarde de drempel bereikt, ontvang je:
- Een e-mail met de huidige waarde en de drempel
- Een melding in het Power BI-notificatiecentrum
- Optioneel een Power Automate-flow voor verdere automatisering
Veelgebruikte alertscenario’s
| Scenario | Metric | Conditie |
|---|---|---|
| Omzetdaling signaleren | Omzet MTD | < €50.000 |
| Voorraadwaarschuwing | Voorraadniveau | < 100 stuks |
| Budgetoverschrijding | Werkelijke kosten | > €25.000 |
| Klanttevredenheid | NPS-score | < 30 |
| SLA-overtreding | Responsetijd | > 24 uur |
Notificaties voor externe gebruikers via Shareboard BI
Externe gebruikers hebben geen Power BI-account en kunnen daarom zelf geen data alerts configureren. Shareboard BI biedt twee manieren om hen toch proactief te informeren:
1. Geplande rapportage-e-mails
Stel een automatische e-mail in die de externe gebruiker ontvangt op een vast moment:
- Frequentie: dagelijks, wekelijks, maandelijks
- Inhoud: een link naar het rapport + optioneel een PDF-snapshot
- Timing: instelbaar (bijv. elke maandag om 08:00, of op de eerste werkdag van de maand)
De e-mail herinnert de klant om het dashboard te openen en verhoogt de rapportadoptie.
2. Dataverversingsnotificaties
Configureer een melding die wordt verstuurd zodra de data is vernieuwd. De klant weet dan dat de cijfers actueel zijn en dat het zinvol is om in te loggen.
Dit is vooral nuttig bij maand- of kwartaalrapportages waarbij de klant wacht op de nieuwste data.
Power Automate: de brug tussen alert en actie
Power BI alerts kunnen een Power Automate-flow triggeren. Hiermee creëer je geavanceerde scenario’s:
- Alert → e-mail naar meerdere ontvangers (intern + extern)
- Alert → Teams-bericht in een projectkanaal
- Alert → rij toevoegen aan Excel/SharePoint-lijst voor opvolging
- Alert → webhook naar een eigen systeem
Voorbeeld: omzetdaling automatisch melden aan de klant
- Stel een Power BI alert in op de omzet-KPI (< drempelwaarde)
- Koppel een Power Automate-flow die triggert bij de alert
- De flow stuurt een e-mail naar de externe contactpersoon via Shareboard BI
- De e-mail bevat een link naar het rapport + een korte toelichting
Best practices voor alerts en notificaties
Wees selectief
Te veel alerts leiden tot alert-moeheid. Als de klant dagelijks mails ontvangt die geen actie vereisen, gaat hij ze negeren — inclusief de ene mail die er wél toe doet.
Vuistregel: stel alleen alerts in voor metrics die een concrete actie vereisen als de drempel wordt bereikt.
Kies zinvolle drempelwaarden
Een drempel die te strak staat triggert constant (vals alarm). Een drempel die te ruim staat triggert nooit (zinloos). Baseer drempelwaarden op historische data:
- Wat is de normale bandbreedte van deze metric?
- Wanneer is een afwijking significant genoeg voor actie?
Combineer alerting met context
Een alert-mail die alleen zegt “Omzet < €50.000” is alarmerend maar niet informatief. Voeg context toe:
- Link naar het rapport zodat de ontvanger direct kan inzoomen
- Vergelijking met de vorige periode
- Suggestie voor een logische vervolgstap
Test je alerts
Voordat je een alert activeert voor een klant, test hem zelf. Pas de drempelwaarde tijdelijk aan zodat de alert triggert, en controleer:
- Komt de e-mail aan?
- Is de inhoud begrijpelijk?
- Werkt de link naar het rapport?
Meer weten over het automatiseren van rapportage? Lees ons artikel over maandrapportages automatiseren of neem contact op om de mogelijkheden te bespreken.
Veelgestelde vragen
Kan ik alerts instellen voor externe gebruikers in Shareboard BI?
Externe gebruikers kunnen zelf geen Power BI alerts configureren omdat ze geen Power BI-licentie hebben. Maar via Shareboard BI kun je geautomatiseerde e-mailnotificaties instellen die externe gebruikers attenderen wanneer nieuwe data beschikbaar is, of wanneer een KPI een kritieke waarde bereikt.
Hoe vaak controleert Power BI de alertwaarde?
Power BI controleert alerts bij elke scheduled data refresh. Als je dataset elk uur wordt vernieuwd, wordt de alert elk uur gecontroleerd. De minimum controlefrequentie is eenmaal per 24 uur bij dagelijkse verversing.
Kan ik alerts instellen op elke visual?
Nee. Power BI data alerts werken alleen op KPI-tegels, kaartvisuals en meters (gauges) die aan een dashboard zijn vastgepind. Alerts op tabellen, grafieken of andere visuele typen worden niet ondersteund. Als je een specifieke metric wilt monitoren, pin deze dan als kaartvisual.
Wat is het verschil tussen een Power BI alert en een Shareboard BI notificatie?
Een Power BI alert is een ingebouwde functie die controleert of een KPI-waarde een drempel overschrijdt en de rapportbeheerder een e-mail stuurt. Een Shareboard BI notificatie is een geplande e-mail aan de externe gebruiker — bijvoorbeeld een wekelijkse herinnering om het dashboard te bekijken, of een melding dat de maanddata is bijgewerkt.
Hoeveel alerts kan ik instellen?
Per gebruiker kun je maximaal 250 alerts instellen in Power BI Service. In de praktijk is het verstandig om het aantal te beperken tot 10–20 relevante alerts om alert-moeheid te voorkomen.