In Power BI Service ga je naar je dataset → Settings → Scheduled refresh. Je kiest de frequentie (tot 8× per dag met Pro, tot 48× met PPU), de tijden en de tijdzone. Voor on-premises databronnen heb je een Power BI Gateway nodig. Na instelling wordt de data automatisch vernieuwd en zien je externe gebruikers in Shareboard BI altijd de nieuwste cijfers.
Waarom data refresh belangrijk is
Een Power BI-rapport is een visualisatie bovenop een dataset. Die dataset is een momentopname van je brondata op het moment van de laatste vernieuwing. Zonder geplande vernieuwing toont je rapport verouderde cijfers — en dat merkt je klant.
Bij intern gebruik is een dagelijkse vernieuwing vaak voldoende. Bij extern delen wordt actualiteit belangrijker: je klant verwacht dat de cijfers kloppen op het moment dat hij of zij inlogt.
Stap 1: databron configureren
Voordat je geplande vernieuwing instelt, moet Power BI Service verbinding kunnen maken met je databron.
Cloudbronnen (geen gateway nodig)
Als je data in de cloud staat, configureert je de verbinding rechtstreeks:
- Ga naar je dataset in Power BI Service
- Klik op Settings → Data source credentials
- Klik op Edit credentials bij elke databron
- Voer de juiste inloggegevens in (OAuth, API-key of wachtwoord)
Veelgebruikte cloudbronnen:
- Azure SQL Database
- SharePoint Online
- Dataverse (Dynamics 365)
- Google Analytics
- Excel/CSV op OneDrive of SharePoint
On-premises bronnen (gateway vereist)
Als je data op een lokale server staat (SQL Server, Oracle, bestanden op een netwerkschijf), heb je een Power BI Gateway nodig:
- Download en installeer de On-premises data gateway op een server in je netwerk
- Registreer de gateway in Power BI Service
- Voeg je databron toe aan de gateway
- Koppel de dataset aan de gateway via Settings → Gateway connection
De gateway draait als Windows-service en maakt een versleutelde uitgaande verbinding naar Power BI Service. Er hoeven geen poorten in je firewall te worden geopend.
Stap 2: geplande vernieuwing instellen
- Ga naar je dataset in Power BI Service
- Klik op Settings → Scheduled refresh
- Schakel Keep your data up to date in
- Stel de frequentie in:
- Dagelijks — kies één of meerdere tijdstippen (max. 8 met Pro)
- Wekelijks — kies de dag(en) en het tijdstip
- Kies de juiste tijdzone (bijv. “(UTC+01:00) Amsterdam, Berlijn”)
- Optioneel: schakel Send refresh failure notifications in
- Klik op Apply
Tip: Plan vernieuwingen op een moment dat de brondata compleet is. Als je ERP-systeem elke nacht om 03:00 uur een batch draait, plan dan de Power BI-vernieuwing om 04:00 uur.
Stap 3: vernieuwingsgeschiedenis controleren
Na de eerste geplande vernieuwing controleert je of alles goed is verlopen:
- Ga naar de dataset
- Klik op Refresh history
- Controleer of de status Completed is
- Bij Failed: klik op de vernieuwing voor de foutmelding
Veelvoorkomende oorzaken van mislukte vernieuwingen:
| Fout | Oorzaak | Oplossing |
|---|---|---|
| Credentials expired | OAuth-token verlopen | Credentials opnieuw invoeren |
| Gateway unreachable | Gateway-server uit of service gestopt | Gateway-service herstarten |
| Timeout | Query duurt te lang | Datamodel optimaliseren of query vereenvoudigen |
| Data source error | Brondata onbereikbaar | Verbinding en credentials controleren |
Data refresh en Shareboard BI
Shareboard BI toont altijd de meest recente versie van je rapport. Zodra Power BI Service de dataset heeft vernieuwd, is de nieuwe data direct beschikbaar voor je externe gebruikers — er is geen extra handeling nodig.
Daarnaast toont Shareboard BI de verversingstatus: je klant kan zien wanneer de data voor het laatst is bijgewerkt. Dit voorkomt vragen als “zijn deze cijfers van vandaag?”
Best practices
- Plan vernieuwingen buiten piekuren — ochtend vroeg of ‘s nachts, afhankelijk van je brondata
- Gebruik incrementele vernieuwing voor grote datasets — vernieuw alleen de nieuwe/gewijzigde data, niet het volledige model
- Monitor vernieuwingsfouten — stel e-mailnotificaties in en controleer wekelijks de geschiedenis
- Test na wijzigingen — als je het datamodel aanpast, controleer dan of de geplande vernieuwing nog werkt
- Documenteer je refresh-schema — leg vast welke datasets wanneer worden vernieuwd, zodat collega’s het weten
Meer weten over het opzetten van je rapportageomgeving? Lees hoe je je eerste rapport deelt in 5 stappen of hoe je werkruimtes het beste organiseert.
Veelgestelde vragen
Hoe vaak kan ik data vernieuwen met een Pro-licentie?
Met Power BI Pro kun je een dataset maximaal 8 keer per dag vernieuwen. Met Premium Per User (PPU) is dat 48 keer per dag. Met Premium-capaciteit kun je dit nog verder verhogen.
Heb ik een gateway nodig?
Alleen als je databron on-premises staat (bijv. een SQL Server in je eigen datacenter). Voor cloudbronnen (Azure SQL, SharePoint Online, Dataverse, etc.) is geen gateway nodig — Power BI Service maakt direct verbinding.
Wat gebeurt er als een vernieuwing mislukt?
Power BI stuurt een e-mailnotificatie naar de dataseteigenaar. Het rapport toont de data van de laatst geslaagde vernieuwing. In de vernieuwingsgeschiedenis kun je de foutmelding bekijken om het probleem te diagnosticeren.
Ziet mijn klant in Shareboard BI wanneer de data voor het laatst is vernieuwd?
Ja. Shareboard BI toont de verversingstatus van het rapport. Je klant kan zien wanneer de data voor het laatst is bijgewerkt, zodat er geen twijfel is over de actualiteit.
Kan ik een vernieuwing handmatig starten?
Ja. In Power BI Service kun je op elk moment een handmatige vernieuwing starten via de 'Refresh now'-knop op de dataset. Dit telt mee voor je dagelijkse limiet.