In Shareboard BI stel je per werkruimte of per rapport een notificatieregel in die automatisch een e-mail stuurt naar de klant zodra een rapport is toegevoegd of de onderliggende data is ververst. Dat houdt de klant actief betrokken zonder dat jij handmatig hoeft te mailen bij elke update.
Het probleem: een dashboard dat niemand opent
Je hebt een rapport gebouwd, de klant is enthousiast bij de lancering, en daarna gebeurt er niets. Geen logins, geen vragen, geen gebruik. Dit is een van de meest voorkomende problemen bij rapportagebureaus: het dashboard is technisch in orde, maar de klant vergeet simpelweg dat het bestaat.
Dat is geen motivatieprobleem van de klant, het is een gebrek aan een trigger. Een klant die maandelijks een PDF in zijn mailbox ontving, had een natuurlijk moment om de cijfers te bekijken. Zodra je overstapt op een live dashboard, verdwijnt dat moment, tenzij je het bewust terugbrengt via een notificatie.
Wanneer een meldingsmail zinvol is
Niet elke databronvernieuwing verdient een e-mail. Stel de meldingen zo in dat ze aansluiten bij het ritme van de klant:
- Nieuw rapport toegevoegd: altijd een melding, dit is nieuwswaardig voor de klant
- Maandelijkse rapportage ververst: een melding aan het begin van elke maand, aansluitend bij het ritme waarin de klant gewend was een PDF te ontvangen
- Dagelijkse operationele data: geen melding per verversing, maar eventueel een wekelijkse samenvatting
- Belangrijke afwijking of drempelwaarde: een melding zodra een KPI een vooraf ingestelde grens overschrijdt, bijvoorbeeld een foodcost-percentage of een liquiditeitswaarschuwing
Notificaties instellen in Shareboard BI
In Shareboard BI ga je naar de betreffende werkruimte of het specifieke rapport en open je het tabblad Notificaties. Daar stel je in:
- Trigger: bij toevoegen van een rapport, bij databronvernieuwing, of op een vast schema
- Ontvangers: alle gebruikers van de werkruimte, of een selectie
- Frequentie: direct bij de gebeurtenis, of gebundeld tot een dag- of weekoverzicht
De e-mail die de klant ontvangt, bevat een korte melding en een directe link naar het portaal, zodat hij met één klik inlogt en het bijgewerkte rapport ziet. Meer over de bredere mogelijkheden lees je in Shareboard BI-notificaties instellen.
Voorkom mailmoeheid
Een veelgemaakte fout is te veel meldingen versturen. Een klant die elke dag een e-mail krijgt over een vernieuwing die hij niet relevant vindt, gaat die mails negeren of markeren als spam. Geef klanten daarom zelf de mogelijkheid om hun notificatievoorkeuren aan te passen, en stel als standaard een verstandige frequentie in die aansluit bij hoe vaak de data daadwerkelijk relevant verandert.
Het effect op adoptie
Bureaus die deze meldingen goed inrichten, zien een merkbaar verschil in hoe vaak klanten daadwerkelijk inloggen. In plaats van te hopen dat een klant zelf aan het dashboard denkt, geef je hem een concrete, tijdige aanleiding. Wil je dit effect meten, bekijk dan rapportadoptie meten met dashboards voor manieren om gebruik inzichtelijk te maken.
Met Shareboard BI hoef je hiervoor niets extra te bouwen: de notificatiefunctie zit standaard in het platform, gekoppeld aan de werkruimtes en rapporten die je toch al beheert. Zo blijft je klantportaal niet alleen technisch beschikbaar, maar ook daadwerkelijk in gebruik.
Veelgestelde vragen
Kan ik instellen hoe vaak een klant een meldingsmail ontvangt?
Ja. Je kunt kiezen voor een melding bij elke databronvernieuwing, of beperken tot bijvoorbeeld één keer per week of alleen bij het toevoegen van een nieuw rapport. Zo voorkom je dat klanten met dagelijkse verversingen overspoeld worden met mail.
Kan de klant zich afmelden voor deze meldingen?
Ja, elke gebruiker kan zijn eigen notificatie-instellingen aanpassen in zijn accountinstellingen. Dit voorkomt klachten over ongewenste mail en houdt de meldingen relevant voor wie ze daadwerkelijk wil ontvangen.
Werkt dit ook als meerdere rapporten in dezelfde werkruimte staan?
Ja, je kunt notificaties per rapport instellen of op werkruimte-niveau. Bij werkruimte-niveau ontvangt de klant één samengevoegde melding als er meerdere rapporten zijn bijgewerkt, in plaats van losse e-mails per rapport.
Verhoogt een meldingsmail daadwerkelijk het gebruik van het dashboard?
In de praktijk wel. Een klant die zelf moet onthouden wanneer hij moet inloggen, doet dat vaak niet consequent. Een gerichte melding op het moment dat er nieuwe data beschikbaar is, geeft een directe aanleiding om in te loggen.