In Shareboard BI stel je notificaties in via Rapporten → selecteer rapport → Notificaties. Je kiest of gebruikers een e-mail krijgen na elke succesvolle datavernieuwing, op een vast moment (bijvoorbeeld elke maandagochtend) of alleen bij een fout in de vernieuwing. Notificaties zijn per gebruiker aan of uit te zetten, zodat klanten geen mailbox vol krijgen bij dagelijkse refreshes.
Waarom notificaties meer zijn dan een extraatje
Een klantportaal met altijd actuele rapporten lost het probleem van verouderde data op, maar creëert een nieuw probleem: de klant moet weten wanneer hij moet kijken. Zonder notificatie logt niemand structureel in, en dan verdwijnt de waarde van al die automatisering.
Notificaties zijn de brug tussen “de data staat klaar” en “de klant weet dat de data klaar staat”. In Shareboard BI zijn ze daarom geen los addertje, maar een standaardonderdeel van elk rapport dat je deelt.
De drie triggers die je kunt instellen
Na elke succesvolle vernieuwing
De eenvoudigste optie: zodra het rapport nieuwe data heeft opgehaald, gaat er automatisch een e-mail uit naar de gebruikers die dat rapport mogen zien. Geschikt voor rapporten die niet vaak vernieuwen, bijvoorbeeld één keer per week of per maand. Bij dagelijkse of meerdere keren per dag vernieuwende rapporten leidt dit al snel tot mailmoeheid.
Op een vast moment
Je koppelt de notificatie los van het daadwerkelijke vernieuwingsmoment en stelt in wanneer klanten een melding krijgen, bijvoorbeeld elke maandagochtend om 08:00. De data kan onderliggend vaker vernieuwen, maar de klant krijgt gecontroleerd één signaal per week. Dit past goed bij rapportageritmes die je met de klant hebt afgesproken: een weekstart-overleg, een maandelijkse stuurgroep.
Alleen bij een fout
Voor rapporten die de klant zelf actief in de gaten houdt (bijvoorbeeld via een dagelijkse gewoonte om in te loggen), kun je notificaties naar de klant volledig uitzetten en alleen intern een melding sturen als de vernieuwing mislukt. Zo voorkom je ruis richting de klant, terwijl jij als beheerder toch weet wanneer er iets misgaat.
Instellen in de praktijk
- Ga naar Rapporten en selecteer het rapport
- Open het tabblad Notificaties
- Kies de trigger: na vernieuwing, vast moment, of alleen bij fout
- Selecteer welke gebruikersgroepen de notificatie ontvangen
- Sla op
De instelling geldt per rapport, maar kan ook in bulk worden toegepast op een volledige werkruimte, handig als je meerdere rapporten voor dezelfde klant op hetzelfde ritme wilt zetten.
Wat er in de e-mail staat
Een notificatie-e-mail vanuit Shareboard BI bevat:
- De naam van het rapport en de klantomgeving
- Het tijdstip van de laatste succesvolle vernieuwing
- Een directe link naar het portaal, met inlogverificatie via 2FA
- Je eigen huisstijl en logo, niet dat van Shareboard BI
Voor de klant oogt dit als een bericht van jouw bureau, niet als een systeemmelding van een extern platform. Dat is precies waarom white-labeling hier meetelt: consistentie in wie de afzender lijkt te zijn, versterkt het vertrouwen in de rapportage zelf.
Notificatiemoeheid voorkomen
De grootste valkuil bij notificaties is er te veel van sturen. Een paar vuistregels die in de praktijk goed werken:
- Stem de frequentie af op het ritme waarop de klant daadwerkelijk beslissingen neemt, niet op hoe vaak de data technisch vernieuwt
- Laat klanten zelf hun voorkeur instellen in plaats van een vast schema op te leggen
- Gebruik “alleen bij fout” voor rapporten die deel uitmaken van een vaste dagelijkse routine
Een klant die drie keer per dag een e-mail krijgt over een rapport dat hij toch pas op vrijdag bekijkt, zet notificaties na twee weken uit, en dan ben je terug bij af.
Notificaties als onderdeel van professionele rapportage
Bij handmatige rapportage stuur je zelf een e-mail als het rapport klaar is; dat kost tijd en is foutgevoelig als je het een keer vergeet. In Shareboard BI is dit onderdeel van de automatisering: je stelt het één keer in per rapport, en daarna loopt het proces zonder tussenkomst.
Voor bureaus die rapportage als vaste dienst leveren, is dit meer dan gemak. Het is een signaal naar de klant dat de rapportage betrouwbaar en professioneel wordt beheerd, precies het soort details dat het verschil maakt tussen een los rapport en een dienst waar een klant voor blijft betalen. Bekijk ook hoe je vernieuwingen en gebruik monitort om notificaties te combineren met inzicht in wie het rapport daadwerkelijk opent.
Veelgestelde vragen
Kunnen klanten zelf hun notificatie-instellingen aanpassen?
Ja. Elke externe gebruiker kan in zijn eigen profiel instellen of hij notificaties wil ontvangen, en voor welke rapporten. Als beheerder bepaal jij de standaardinstelling bij het uitnodigen van een gebruiker; de klant kan dit daarna zelf verfijnen.
Krijg ik als beheerder ook een melding als een vernieuwing mislukt?
Ja. Beheerders ontvangen standaard altijd een foutmelding bij een mislukte datavernieuwing, ongeacht de notificatie-instellingen van externe gebruikers. Zo kun je een probleem oplossen voordat een klant met verouderde data werkt.
Kan ik notificaties combineren met een vast schema, bijvoorbeeld alleen op maandag?
Ja. Naast 'na elke vernieuwing' kun je kiezen voor een vast moment, bijvoorbeeld elke maandag om 08:00. Dat is handig bij weekrapportages: de data wordt mogelijk vaker vernieuwd, maar de klant krijgt maar één keer per week een melding.
Werkt dit ook voor meerdere rapporten tegelijk?
Ja, je kunt notificatie-instellingen per rapport configureren, maar ook in bulk toepassen op een hele werkruimte. Dat scheelt tijd als je tien rapporten voor dezelfde klant beheert en ze allemaal hetzelfde notificatieschema moeten volgen.