In Shareboard BI koppel je meerdere Power BI-werkruimtes aan je account via de OAuth-koppeling in Instellingen, waarna je per klant een eigen werkruimte in Shareboard BI aanmaakt en daaraan rapporten uit verschillende gekoppelde Power BI-werkruimtes toewijst. De klant ziet één overzichtelijk portaal, ongeacht uit hoeveel Power BI-werkruimtes de rapporten afkomstig zijn.
Waarom bureaus met meerdere werkruimtes werken
Grotere bureaus verdelen hun Power BI-rapporten vaak over meerdere werkruimtes: één per team, per sector, of per type rapportage. Dat is logisch vanuit beheersoogpunt, maar levert een uitdaging op zodra je klantportalen gaat inrichten. Een klant wil niet weten dat zijn financieel rapport uit werkruimte A komt en zijn operationele dashboard uit werkruimte B. Hij wil één overzichtelijke plek waar al zijn rapporten staan.
Shareboard BI lost dit op door een laag tussen je Power BI-werkruimtes en je klant te plaatsen. Jij beheert de structuur aan de achterkant zoals het jou uitkomt, de klant ziet aan de voorkant alleen zijn eigen portaal.
Stap 1: koppel je Power BI-werkruimtes
Ga in Shareboard BI naar Instellingen → Power BI-koppeling en voeg elke werkruimte toe die je wilt gebruiken. Dit gaat via OAuth-autorisatie met je Microsoft-account, per werkruimte waartoe je rechten hebt. Je kunt dit proces herhalen voor elke aanvullende werkruimte, zonder limiet op het aantal koppelingen.
Stap 2: richt per klant een eigen werkruimte in Shareboard BI in
Een werkruimte in Shareboard BI is niet hetzelfde als een Power BI-werkruimte; het is de afgeschermde omgeving die je klant te zien krijgt. Maak voor elke klant een aparte werkruimte aan, ook als de onderliggende rapporten uit dezelfde Power BI-werkruimte komen. Dit garandeert dat klanten nooit toegang hebben tot elkaars omgeving.
Stap 3: wijs rapporten toe, ongeacht herkomst
Binnen de klantwerkruimte voeg je rapporten toe via Rapport toevoegen. Je ziet hier alle rapporten uit al je gekoppelde Power BI-werkruimtes in één lijst. Selecteer bijvoorbeeld een financieel rapport uit werkruimte A en een operationeel dashboard uit werkruimte B, en beide verschijnen naast elkaar in het portaal van de klant.
Voor de klant is het onzichtbaar dat deze rapporten uit verschillende bronnen komen. Hij ziet gewoon zijn portaal met alle relevante rapportages op één plek.
Stap 4: houd de structuur overzichtelijk aan de achterkant
Naarmate het aantal gekoppelde werkruimtes en klanten groeit, loont het om een consistente naamgeving aan te houden voor je Power BI-werkruimtes, zodat je snel terugvindt welk rapport waar staat. Lees meer over een goede structuur in naamgeving en structuur van Power BI-werkruimtes en algemene organisatieprincipes in Power BI-werkruimtes organiseren.
Wanneer dit schaalvoordeel echt zichtbaar wordt
Bij een handvol klanten merk je dit onderscheid nauwelijks. Bij dertig of vijftig klanten, verdeeld over meerdere teams en sectoren, wordt het verschil groot. Zonder deze laag zou je klanten moeten uitleggen waarom ze twee keer moeten inloggen voor twee rapporten, of zou je gedwongen zijn alles in één onoverzichtelijke Power BI-werkruimte te proppen.
Met Shareboard BI behoud je de structuur die voor jouw team het beste werkt aan de achterkant, terwijl elke klant een eigen, overzichtelijk en professioneel portaal krijgt met precies de rapporten die voor hem relevant zijn, ongeacht hoeveel Power BI-werkruimtes daarachter schuilgaan.
Veelgestelde vragen
Waarom zou ik meerdere Power BI-werkruimtes gebruiken in plaats van één grote?
Meerdere werkruimtes geven je scheiding op teamniveau, bijvoorbeeld per adviseur, per sector of per type rapportage. Dit maakt beheer, rechten en publicatie overzichtelijker dan één grote werkruimte waarin alles door elkaar staat.
Ziet de klant dat zijn rapporten uit verschillende Power BI-werkruimtes komen?
Nee. De klant logt in op zijn eigen werkruimte in Shareboard BI en ziet daar alle rapporten die aan hem zijn toegewezen, ongeacht uit welke Power BI-werkruimte ze afkomstig zijn. De onderliggende structuur blijft voor jou als beheerder zichtbaar, niet voor de klant.
Kan ik rapporten uit verschillende werkruimtes combineren voor één klant?
Ja. Als een klant bijvoorbeeld een financieel rapport uit werkruimte A en een operationeel rapport uit werkruimte B nodig heeft, wijs je beide toe aan dezelfde klantwerkruimte in Shareboard BI. De klant ziet ze naast elkaar in één portaal.
Hoeveel Power BI-werkruimtes kan ik koppelen aan Shareboard BI?
Er is geen praktisch maximum. Grotere bureaus koppelen doorgaans vijf tot tien Power BI-werkruimtes, bijvoorbeeld verdeeld per team of per sector, en beheren van daaruit tientallen klantportalen.