Power BI Pro kost €12,10 per gebruiker per maand en is vereist voor iedereen die rapporten publiceert of bekijkt in gedeelde werkruimtes. Power BI Premium Per User (PPU) kost €19,70 per gebruiker per maand en voegt geavanceerde functies toe. Premium Per Capacity en Fabric zijn organisatiebrede licenties vanaf circa €4.500/maand.
Het licentiemodel van Power BI
Microsoft hanteert een gelaagd licentiemodel voor Power BI. Voor intern gebruik is dit redelijk overzichtelijk, maar zodra je rapporten wilt delen met externen wordt het complexer.
Power BI Free
Power BI Desktop is gratis te downloaden en te gebruiken. Hiermee maak je rapporten en dashboards. De gratis webversie van Power BI Service laat je rapporten bekijken in je persoonlijke werkruimte (“My Workspace”), maar je kunt ze niet delen met anderen.
Beperkingen:
- Geen toegang tot gedeelde werkruimtes
- Geen mogelijkheid om rapporten te delen of te publiceren
- Maximaal 1 GB datamodel
Power BI Pro — €12,10/gebruiker/maand
Dit is de standaardlicentie voor professioneel gebruik. Met Pro kun je:
- Rapporten publiceren naar gedeelde werkruimtes
- Rapporten delen met andere Pro-gebruikers
- Dashboards en apps distribueren
- Row-Level Security (RLS) configureren
- Dagelijks tot 8 keer vernieuwen
Belangrijk: Zowel de verzender als de ontvanger heeft een Pro-licentie nodig. Als je een rapport deelt met 50 klanten, hebben al die 50 klanten elk een Pro-licentie nodig — dat is 50 × €12,10 = €605 per maand, alleen voor de ontvangers.
Power BI Premium Per User (PPU) — €19,70/gebruiker/maand
PPU bevat alles van Pro, plus:
- Datamodellen tot 100 GB (vs. 1 GB bij Pro)
- Deployment pipelines voor OTAP-workflows
- XMLA read/write-endpoints
- Gepagineerde rapporten (pixel-perfecte export)
- AI-functies en geavanceerde dataflows
- Tot 48 vernieuwingen per dag
Let op: PPU-content kan alleen worden bekeken door andere PPU-gebruikers. Je kunt een PPU-rapport niet delen met iemand die alleen Pro heeft.
Premium Per Capacity — vanaf circa €4.500/maand
Premium Per Capacity is een organisatiebrede licentie die een vaste hoeveelheid rekenkracht reserveert. Alle gebruikers binnen de capaciteit kunnen rapporten bekijken — óók gebruikers met een gratis licentie.
Voordelen:
- Geen licentie per gebruiker voor lezers
- Hogere limieten voor datamodellen en vernieuwingen
- Gepagineerde rapporten en AI-functies
Nadelen:
- Hoge instapkosten (P1 SKU: circa €4.500/maand)
- Capaciteit moet vooraf worden ingekocht
- Overkill voor kleine teams
Microsoft Fabric
Sinds 2023 is Power BI Premium geïntegreerd in Microsoft Fabric. Fabric combineert Power BI met data-engineering, data science en real-time analytics in één platform. De capaciteitslicenties (F-SKU’s) vervangen geleidelijk de P-SKU’s.
Voor de meeste organisaties die alleen Power BI gebruiken, verandert er functioneel weinig — maar de prijsstructuur en naamgeving zijn aangepast.
Welke licentie voor extern delen?
Dit is waar het vaak misgaat. Er zijn drie scenario’s:
Scenario 1: iedereen een Pro-licentie
Je geeft elke externe gebruiker een Power BI Pro-licentie (of een gastaccount via Azure AD B2B met Pro-licentie).
- Kosten: €12,10 per externe gebruiker per maand
- Bij 50 externen: €605/maand alleen voor licenties
- Nadeel: Externen moeten een Microsoft-account aanmaken
Scenario 2: Premium-capaciteit
Je koopt Premium-capaciteit (P1 of F64). Externe gebruikers met een gratis licentie kunnen dan rapporten bekijken binnen die capaciteit.
- Kosten: Vanaf €4.500/maand, ongeacht aantal gebruikers
- Nadeel: Pas rendabel bij honderden gebruikers
Scenario 3: extern platform (Shareboard BI)
Je gebruikt Shareboard BI als tussenlaag. Je hebt zelf een Pro-licentie nodig om rapporten te publiceren, maar je externe gebruikers hebben geen enkele Microsoft-licentie nodig.
- Kosten: Vanaf €9/maand + je eigen Pro-licentie
- Bij 50 externen: €9/maand + €12,10 = €21,10/maand totaal
- Voordeel: Geen Microsoft-account nodig voor externen, ingebouwde 2FA
Kostenvoorbeeld
| Scenario | 10 externen | 50 externen | 200 externen |
|---|---|---|---|
| Pro per gebruiker | €121/mnd | €605/mnd | €2.420/mnd |
| Premium-capaciteit | €4.500/mnd | €4.500/mnd | €4.500/mnd |
| Shareboard BI | €21/mnd | €21/mnd | €21/mnd |
De besparingen lopen snel op naarmate het aantal externe gebruikers groeit. Bekijk onze prijzenpagina voor een gedetailleerde berekening, of neem contact op voor een adviesgesprek.
Veelgestelde vragen
Wat kost een Power BI Pro-licentie?
Power BI Pro kost €12,10 per gebruiker per maand (prijspeil mei 2026). Dit is de minimale licentie om rapporten te publiceren naar gedeelde werkruimtes en om rapporten te bekijken die door anderen zijn gedeeld.
Hebben mijn klanten een Power BI-licentie nodig om rapporten te bekijken?
Dat hangt af van de methode. Bij directe deling via Power BI: ja, elke ontvanger heeft minimaal een Pro-licentie nodig. Met Shareboard BI of Power BI Embedded: nee, de ontvanger heeft geen eigen licentie nodig.
Wat is het verschil tussen Power BI Pro en Premium Per User?
PPU bevat alle Pro-functies plus geavanceerde mogelijkheden zoals grotere datamodellen (tot 100 GB), deployment pipelines, XMLA read/write-endpoints en gepagineerde rapporten. PPU kost €19,70 per gebruiker per maand.
Kan ik Power BI gratis gebruiken?
Ja. Power BI Desktop is gratis en kun je gebruiken om rapporten te maken. De gratis webversie (Power BI Free) heeft beperkte functionaliteit: je kunt rapporten bekijken in je eigen werkruimte, maar niet delen met anderen.
Wat is Microsoft Fabric?
Microsoft Fabric is het overkoepelende data-analyseplatform van Microsoft waar Power BI Premium onderdeel van is geworden. Fabric combineert data-engineering, data science, real-time analytics en Power BI in één platform met gedeelde capaciteit.