Er zijn vier gangbare manieren om Power BI-rapporten te delen met externen: Publish to Web (openbaar, onveilig), B2B Guest Access (vereist Azure AD-gastaccount), Power BI Embedded (maatwerk-ontwikkeling nodig) en een extern publicatieplatform zoals Shareboard BI (geen licentie of technische kennis vereist bij de ontvanger).
Waarom is Power BI delen met externen lastig?
Power BI is ontworpen voor intern gebruik. De standaardlicenties — Power BI Pro en Premium Per User — zijn bedoeld voor medewerkers binnen je Microsoft 365-tenant. Zodra je een rapport wilt delen met iemand buiten je organisatie, loopt je tegen beperkingen aan:
- De ontvanger heeft een eigen Power BI-licentie nodig, óf je moet een gastaccount aanmaken in Azure AD.
- Publish to Web maakt rapporten volledig openbaar — ongeschikt voor vertrouwelijke data.
- Power BI Embedded vereist ontwikkelcapaciteit en een aparte Azure-capaciteitslicentie.
Hieronder vergelijken we de vier meest gebruikte methoden.
Methode 1: Publish to Web
Met Publish to Web genereert Power BI een openbare embed-code. Iedereen met de URL kan het rapport bekijken.
Voordelen:
- Gratis, geen extra licenties
- In twee klikken ingesteld
Nadelen:
- Geen toegangscontrole — de link is openbaar
- Niet geschikt voor vertrouwelijke of persoonsgebonden data
- Microsoft raadt dit expliciet af voor gevoelige informatie
Geschikt voor: Openbare dashboards, bijvoorbeeld op je website of in persberichten.
Methode 2: B2B Guest Access (Azure AD)
Via Azure AD B2B nodig je externe gebruikers uit als gast in je tenant. Zij krijgen vervolgens toegang tot gedeelde Power BI-werkruimtes.
Voordelen:
- Toegangscontrole op gebruikersniveau
- Ingebouwd in het Microsoft-ecosysteem
Nadelen:
- Elke externe gebruiker heeft een Power BI Pro-licentie nodig (€12,10/gebruiker/maand) óf je moet Premium-capaciteit hebben
- De ontvanger moet een Microsoft-account aanmaken of koppelen
- IT-afdeling moet gastaccounts beheren in Azure AD
- Ontvanger navigeert door de volledige Power BI-omgeving — niet altijd gebruiksvriendelijk
Geschikt voor: Incidenteel delen met een klein aantal externen die al binnen het Microsoft-ecosysteem werken.
Methode 3: Power BI Embedded
Power BI Embedded is een Azure-dienst waarmee je rapporten programmatisch inbouwt in je eigen webapplicatie.
Voordelen:
- Volledige controle over look & feel
- Geen Power BI-licentie nodig voor eindgebruikers
- Schaalbaar voor duizenden gebruikers
Nadelen:
- Vereist ontwikkelcapaciteit (front-end + back-end)
- Azure A-SKU capaciteitslicentie vanaf circa €600/maand
- Onderhoud en updates zijn je eigen verantwoordelijkheid
- Doorlooptijd: weken tot maanden
Geschikt voor: Organisaties met een eigen ontwikkelteam die rapporten willen inbouwen in een bestaand klantenportaal.
Methode 4: extern publicatieplatform (Shareboard BI)
Een extern publicatieplatform zoals Shareboard BI koppelt met je Power BI-werkruimte en biedt externe gebruikers een beveiligde omgeving om rapporten te bekijken.
Voordelen:
- Geen licentie nodig voor ontvangers
- Geen technische kennis vereist — configureren in plaats van ontwikkelen
- Verplichte 2FA, audit logging, IP-restricties
- Je eigen huisstijl en domeinnaam
- Operationeel binnen 5 minuten
Nadelen:
- Maandelijkse kosten (vanaf €9/maand)
- Je bent afhankelijk van een externe dienst
Geschikt voor: Organisaties die structureel rapporten delen met klanten, partners of leveranciers — zonder IT-project.
Vergelijkingstabel
| Criterium | Publish to Web | B2B Guest | Embedded | Shareboard BI |
|---|---|---|---|---|
| Licentie ontvanger | Geen | Pro vereist | Geen | Geen |
| Beveiliging | Openbaar | Azure AD | Eigen implementatie | 2FA + audit log |
| Technische kennis | Geen | Basis | Ontwikkelaar | Geen |
| Doorlooptijd | Minuten | Uren | Weken–maanden | 5 minuten |
| Eigen huisstijl | Nee | Nee | Ja | Ja |
| Kosten | Gratis | €12,10/gebruiker/mnd | Vanaf €600/mnd | Vanaf €9/mnd |
Welke methode past bij jou?
De keuze hangt af van je situatie:
- Openbare data, geen beveiliging nodig? → Publish to Web
- Incidenteel delen met Microsoft-gebruikers? → B2B Guest Access
- Rapporten inbouwen in je eigen applicatie? → Power BI Embedded
- Structureel veilig delen zonder IT-project? → Shareboard BI
Wil je zien hoe Shareboard BI werkt voor je situatie? Probeer het 14 dagen gratis of bekijk onze use cases.
Veelgestelde vragen
Kan ik Power BI-rapporten delen zonder dat de ontvanger een licentie nodig heeft?
Ja. Met Power BI Embedded of een platform zoals Shareboard BI bekijken externe gebruikers live rapporten zonder eigen Power BI Pro- of Premium-licentie.
Is Publish to Web veilig voor vertrouwelijke data?
Nee. Publish to Web maakt je rapport openbaar toegankelijk via een URL die iedereen kan openen. Microsoft waarschuwt expliciet dat deze methode niet geschikt is voor vertrouwelijke of persoonsgebonden gegevens.
Wat kost Power BI Embedded?
Power BI Embedded werkt met capaciteitslicenties (A-SKU's) die beginnen bij circa €600 per maand. Daarnaast zijn er ontwikkelkosten voor de integratie in je eigen applicatie.
Wat is het verschil tussen Power BI Embedded en Shareboard BI?
Power BI Embedded is een Azure-dienst waarmee je rapporten inbouwt in je eigen applicatie — dat vereist ontwikkelcapaciteit. Shareboard BI is een kant-en-klaar platform dat je zonder technische kennis configureert: rapport koppelen, gebruikers aanmaken, klaar.
Hebben externe gebruikers een Microsoft-account nodig bij Shareboard BI?
Nee. Externe gebruikers loggen in via het Shareboard BI-portaal met e-mail en wachtwoord plus verplichte tweefactorauthenticatie (2FA). Er is geen Microsoft- of Azure AD-account nodig.