In Shareboard BI groepeer je rapporten per klant door voor elke klant een eigen werkruimte aan te maken. Elke werkruimte heeft zijn eigen gebruikers, rapporten en (optioneel) huisstijl. Gebruikers zien uitsluitend de werkruimte waarvoor ze zijn uitgenodigd, waardoor er geen risico is dat klant A per ongeluk rapporten van klant B te zien krijgt.
Het probleem met één grote rapportenlijst
Zodra je meer dan een handvol klanten bedient, wordt een platte lijst van alle rapporten onwerkbaar. Je krijgt namen als “Omzetrapport - Klant A”, “Omzetrapport - Klant B”, “Omzetrapport (kopie 2)”, en na een paar maanden weet niemand meer zeker welk rapport bij welke klant hoort. Erger nog: het risico neemt toe dat iemand per ongeluk toegang geeft tot het verkeerde rapport.
Structuur per klant lost dit niet gedeeltelijk op, maar structureel: elke klant krijgt een eigen afgebakende ruimte, en die scheiding is technisch afgedwongen, niet afhankelijk van consequent naamgeven.
Werkruimtes als organisatieprincipe
In Shareboard BI is de werkruimte de centrale eenheid waarrond je alles indeelt. Een werkruimte bevat:
- Rapporten die specifiek voor die klant beschikbaar zijn
- Gebruikers die tot die klant behoren, elk met een eigen rol (bekijker, beheerder)
- Instellingen, waaronder eventueel een eigen huisstijl, subdomein en notificatieschema
Een gebruiker die is uitgenodigd voor Klantwerkruimte A ziet nooit rapporten uit Klantwerkruimte B, zelfs niet als beide werkruimtes gekoppeld zijn aan dezelfde onderliggende Power BI-omgeving bij jou. De scheiding zit op het niveau van de klantomgeving, niet op het niveau van individuele rapportinstellingen die je zelf consistent moet toepassen.
Eén rapport, meerdere klanten
Veel bureaus werken met gestandaardiseerde rapportsjablonen: hetzelfde omzetrapport, dezelfde KPI’s, maar andere data per klant. Dat hoeft geen twintig losse rapporten te betekenen.
Met Row-Level Security of Power BI-parameters bouw je één rapport dat de juiste data toont op basis van wie inlogt. In Shareboard BI koppel je dat ene rapport vervolgens aan elke klantwerkruimte apart. De klant ziet enkel zijn eigen cijfers; jij onderhoudt maar één rapportsjabloon. Dat scheelt aanzienlijk in beheertijd zodra je naar tien, twintig of vijftig klanten groeit.
Werkruimtes inrichten: een praktisch stappenplan
- Maak een werkruimte aan per klant, met een herkenbare naam (bijvoorbeeld de bedrijfsnaam van de klant, niet een intern projectnummer)
- Koppel de relevante rapporten, hetzij uniek per klant, hetzij een gedeeld sjabloon met RLS
- Nodig gebruikers uit binnen de juiste werkruimte, met de juiste rol
- Stel per werkruimte in of er een eigen huisstijl, notificatieschema of subdomein nodig is
- Controleer de scheiding door zelf als testgebruiker in te loggen en te bevestigen dat alleen de bedoelde rapporten zichtbaar zijn
Doe deze check bij elke nieuwe klant, ook als het sjabloon al tien keer eerder goed is gegaan. Eén verkeerd gekoppeld rapport is een datalek dat je liever voorkomt dan achteraf oplost.
Naamgeving die meegroeit
Bij groei loont het om vroeg een naamgevingsconventie af te spreken voor werkruimtes en rapporten. Denk aan een vast patroon zoals [Klantnaam] - [Rapporttype], zodat je binnen Shareboard BI en in je eigen Power BI-omgeving altijd snel herkent waar iets bij hoort. Dit voorkomt verwarring wanneer je bureau meerdere collega’s heeft die rapporten beheren, en maakt overdracht bij ziekte of verlof eenvoudiger.
Overzicht houden zodra je schaalt
Het echte voordeel van rapporten groeperen per klant zit niet alleen in de dagelijkse orde, maar in wat het mogelijk maakt bij groei. Een bureau dat vandaag vijf klanten bedient en volgend jaar dertig, wil niet elke keer een nieuwe manier verzinnen om structuur aan te brengen. Met werkruimtes als vast organisatieprincipe schaalt de structuur automatisch mee: elke nieuwe klant krijgt dezelfde opzet, ongeacht hoeveel klanten er al zijn.
Dat is precies waarom Shareboard BI werkruimtes als kernconcept gebruikt in plaats van een platte rapportenlijst met tags of mappen: het dwingt scheiding af op het moment dat je een klant toevoegt, in plaats van dat je erop moet vertrouwen dat iedereen zich aan de afspraken houdt. Lees ook hoe je meerdere werkruimtes koppelt aan één klantportaal als je klanten meerdere Power BI-omgevingen combineert.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een werkruimte in Shareboard BI en een werkruimte in Power BI?
Een Power BI-werkruimte is waar je rapporten bouwt en beheert binnen Microsoft's eigen omgeving. Een werkruimte in Shareboard BI is de distributielaag daarboven: je koppelt één of meerdere Power BI-werkruimtes aan een Shareboard BI-klantomgeving, en bepaalt daar wie welke rapporten mag zien.
Kan één rapport in meerdere klantwerkruimtes tegelijk staan?
Ja. Als je hetzelfde rapportsjabloon met Row-Level Security of parameters voor meerdere klanten gebruikt, koppel je het aan elke klantwerkruimte los. Elke klant ziet dan alleen zijn eigen gefilterde data, ook al is het onderliggende rapport identiek.
Hoeveel werkruimtes kan ik aanmaken?
Er zit geen praktische limiet op het aantal werkruimtes; bureaus met honderden klanten gebruiken Shareboard BI net zo goed als bureaus met vijf klanten. De structuur is bedoeld om juist bij groei overzichtelijk te blijven.
Wat gebeurt er als een klant stopt: verdwijnen de rapporten dan meteen?
Nee. Je kunt een werkruimte deactiveren zonder de rapporten of historische data direct te verwijderen. Gebruikers verliezen dan toegang, maar jij behoudt de rapportstructuur voor archivering of als de klant later terugkomt.