In Shareboard BI monitor je vernieuwingen via het vernieuwingenoverzicht: per rapport zie je de status (Geslaagd, Mislukt, Bezig), het tijdstip en de volledige vernieuwingshistorie. Gebruiksinzichten tonen welke rapporten het meest worden geopend, door wie en wanneer. Beide overzichten zitten in dezelfde applicatie — geen aparte tools of portals nodig.
Twee vragen die elke rapportagebeheerder heeft
Als je rapporten deelt met externe klanten, wil je op elk moment twee dingen weten:
- Is de data actueel? — heeft de vernieuwing gewerkt, of kijkt mijn klant naar verouderde cijfers?
- Wordt het rapport gebruikt? — logt de klant überhaupt in, en welke rapporten bekijkt hij?
In de traditionele Power BI-workflow vergt dit meerdere tools: Power BI Service voor vernieuwingsstatussen, Azure AD-logs voor gebruikersactiviteit, en vaak een apart dashboard om het te combineren.
In Shareboard BI zitten beide inzichten in dezelfde applicatie. Eén scherm voor vernieuwingen, één scherm voor gebruik.
Vernieuwingen monitoren
Het vernieuwingenoverzicht
Navigeer naar Rapporten of het dashboard. Je ziet per rapport direct de vernieuwingsstatus:
| Status | Betekenis | Weergave |
|---|---|---|
| Geslaagd | Data is succesvol vernieuwd | Groen label + tijdstip |
| Mislukt | Vernieuwing is foutgelopen | Rood label + foutmelding |
| Bezig | Vernieuwing loopt op dit moment | Geel label + voortgang |
Een geslaagde vernieuwing betekent dat de klant actuele data ziet. Een mislukte vernieuwing vraagt om actie — de klant kijkt naar de data van de vorige succesvolle vernieuwing.
Foutdetails bij mislukking
Klik op een mislukte vernieuwing om de foutmelding te bekijken. Veelvoorkomende oorzaken:
- Gegevensbron onbereikbaar — de database is offline of de gateway draait niet
- Inloggegevens verlopen — het wachtwoord of OAuth-token is gewijzigd
- Timeout — de query duurt langer dan de maximale verwerkingstijd
- Datamodel-fout — een kolom is verdwenen uit de brontabel
De foutmelding geeft doorgaans genoeg informatie om de oorzaak te achterhalen. Lees ons artikel over gegevensbronnen instellen voor oplossingen bij de meest voorkomende fouten.
Vernieuwingshistorie
Per rapport kun je de volledige vernieuwingshistorie bekijken: een lijst van alle vernieuwingen met datum, tijdstip, status en doorlooptijd.
Dit is nuttig om patronen te herkennen:
- Worden vernieuwingen geleidelijk trager? Dan groeit je dataset en is optimalisatie nodig
- Mislukt dezelfde vernieuwing elke dinsdag? Dan is er waarschijnlijk onderhoud gepland op de bronserver
- Is de doorlooptijd plotseling verdrievoudigd? Dan is er iets veranderd in het datamodel of de bron
Handmatig vernieuwen
Naast het automatische vernieuwingsschema kun je op elk moment handmatig een vernieuwing starten. Klik op Nu vernieuwen naast het rapport. De status verandert naar Bezig en je ziet real-time wanneer het klaar is.
Handig als je net data hebt aangepast in de bron en wilt controleren of het correct doorkomt, of als een klant belt en je wilt garanderen dat de data up-to-date is.
Vernieuwingsschema instellen
Per rapport stel je een automatisch schema in:
- Frequentie: dagelijks, meerdere keren per dag, of wekelijks
- Tijdstip: bijvoorbeeld elke werkdag om 08:00
- Tijdzone: instelbaar, zodat de vernieuwing aansluit bij het werkritme van je klant
Het schema is zichtbaar in het vernieuwingenoverzicht: “Vernieuwingsschema actief — Dagelijks · 08:00”. Je ziet in één oogopslag of een schema actief is en wanneer de volgende vernieuwing gepland staat.
Gebruiksinzichten
Meest geopende rapporten
Het gebruiksinzichten-scherm toont een ranglijst van de meest geopende rapporten over een gekozen periode. Per rapport zie je:
- Aantal weergaven — hoe vaak het rapport is geopend
- Unieke gebruikers — hoeveel verschillende personen het hebben bekeken
- Laatste geopend — wanneer het rapport voor het laatst is bezocht
Dit geeft direct inzicht in welke rapporten waarde leveren en welke nauwelijks worden gebruikt. Een rapport dat nooit wordt geopend is een signaal om contact op te nemen met de klant — sluit het rapport niet aan bij de informatiebehoefte?
Recente activiteit per werkruimte
Per werkruimte (en dus per klant) zie je de recente activiteit:
- Welke gebruikers zijn recent ingelogd
- Welke rapporten ze hebben geopend
- Wanneer de laatste sessie was
Dit overzicht is waardevol voor accountmanagers: als je ziet dat een klant al drie weken niet heeft ingelogd, kun je proactief contact opnemen.
Activiteitenlog
De gedetailleerde activiteitenlog toont per event:
- Wie — de gebruikersnaam
- Wat — inloggen, rapport openen, rapport exporteren
- Wanneer — datum en tijdstip
Dit is zowel nuttig voor gebruiksinzichten als voor compliance. Als een klant vraagt “wie heeft rapport X bekeken op dinsdag?”, kun je het direct opzoeken.
Notificaties: proactief in plaats van reactief
Shareboard BI stuurt automatisch meldingen via de notificatiebel in de applicatie. Je ontvangt een melding bij:
- Mislukte vernieuwing — zodat je direct kunt ingrijpen
- Inactiviteit — wanneer een werkruimte langer dan een instelbare periode niet is bezocht
- Nieuwe supporttickets — wanneer een externe gebruiker een vraag stelt via het ingebouwde supportsysteem
De meldingen verschijnen in de applicatie en zijn optioneel ook per e-mail te ontvangen. Zo hoef je niet continu in te loggen om te controleren of alles goed gaat.
Twee schermen, compleet overzicht
| Behoefte | Waar in Shareboard BI |
|---|---|
| Is de data van rapport X actueel? | Vernieuwingenoverzicht → status per rapport |
| Waarom is de vernieuwing mislukt? | Vernieuwingenoverzicht → klik op fout → foutdetail |
| Hoe vaak wordt rapport Y geopend? | Gebruiksinzichten → weergaven per rapport |
| Heeft klant Z deze maand ingelogd? | Gebruiksinzichten → activiteit per werkruimte |
| Wanneer staat de volgende vernieuwing gepland? | Vernieuwingenoverzicht → schema per rapport |
| Wie heeft rapport X geopend op dinsdag? | Activiteitenlog → filter op rapport en datum |
Geen aparte monitoringtools, geen Power BI Service-admin-center, geen Azure AD-logs samenvoegen. Eén applicatie, twee schermen, compleet overzicht.
Meer weten over hoe je de rapportadoptie kunt verbeteren op basis van deze inzichten? Lees ons artikel over rapportadoptie meten of start een gratis proefperiode.
Veelgestelde vragen
Hoe zie ik of een vernieuwing is mislukt?
In het vernieuwingenoverzicht toont elk rapport een statuslabel: groen (Geslaagd), rood (Mislukt) of geel (Bezig). Een mislukte vernieuwing valt direct op. Je kunt doorklikken voor de foutmelding en oorzaak.
Kan ik een notificatie krijgen bij een mislukte vernieuwing?
Ja. Shareboard BI stuurt automatisch een in-app melding en optioneel een e-mail wanneer een vernieuwing mislukt. Zo hoef je niet handmatig te controleren en kun je direct actie ondernemen.
Kan ik zien hoe vaak een rapport is geopend?
Ja. Het gebruiksinzichten-scherm toont per rapport het aantal weergaven over een gekozen periode (7 dagen, 30 dagen, kwartaal). Je ziet ook een ranglijst van de meest geopende rapporten.
Kan ik zien welke individuele gebruiker een rapport heeft geopend?
Ja. De activiteitenlog toont per gebruiker de inlogmomenten, bekeken rapporten en tijdstip. Dit is nuttig voor zowel gebruiksinzichten als compliance en audit-doeleinden.
Kan ik een vernieuwing handmatig starten?
Ja. In het vernieuwingenoverzicht klik je op 'Nu vernieuwen' naast het rapport. De vernieuwing start direct en je ziet de voortgang real-time veranderen van Bezig naar Geslaagd of Mislukt.