In Shareboard BI upload je een Power BI-rapport (.pbix-bestand) rechtstreeks in de applicatie. Na het uploaden koppel je de gegevensbron, wijs je het rapport toe aan één of meerdere werkruimtes en publiceer je het. Externe gebruikers zien het rapport direct. Bijwerken doe je door een nieuwe versie te uploaden — de koppeling met werkruimtes en gebruikers blijft behouden.
Het probleem met de traditionele workflow
In de klassieke Power BI-workflow publiceer je een rapport vanuit Power BI Desktop naar Power BI Service. Daarna configureer je toegang in het Power BI-admin-center, stel je de gateway in via een apart portaal en beheer je gegevensbronnen weer ergens anders.
Dat zijn drie tot vier verschillende omgevingen voor één taak: een rapport delen met een externe klant.
Shareboard BI brengt dit terug naar één plek. Je uploadt het rapport, configureert de databron, wijst het toe aan werkruimtes en publiceert — allemaal in dezelfde applicatie.
Stap 1: rapport uploaden
Log in bij Shareboard BI en navigeer naar Rapporten → Nieuw rapport. Je ziet een uploadzone waar je je .pbix-bestand naartoe sleept of selecteert via de bestandskiezer.
Na het uploaden verwerkt Shareboard BI het bestand:
- Het datamodel wordt geanalyseerd
- Gegevensbronnen worden gedetecteerd
- Het rapport verschijnt in je rapportenlijst met de status Concept
Het uploaden duurt doorgaans enkele seconden voor een standaard rapportbestand.
Stap 2: gegevensbron koppelen
Na het uploaden toont Shareboard BI welke gegevensbronnen het rapport gebruikt (bijv. SQL Server, Azure SQL, een webservice). Per bron stel je de inloggegevens in — direct in de applicatie.
Dit is een van de functies die het verschil maakt ten opzichte van de traditionele workflow: je hoeft niet naar een apart gateway-portaal of Power BI Service om credentials te configureren. Alles zit in dezelfde interface.
Lees meer over het instellen van gegevensbronnen in ons artikel over gegevensbronnen configureren.
Stap 3: toewijzen aan werkruimtes
Nu het rapport is geüpload en de gegevensbron is gekoppeld, wijs je het toe aan de werkruimtes van je klanten.
Klik op Werkruimtes toewijzen en selecteer de werkruimtes die dit rapport moeten ontvangen. Je kunt het rapport aan één werkruimte toewijzen, maar ook aan tien of twintig tegelijk.
Elke werkruimte is een afgeschermde omgeving. Gebruikers in werkruimte A zien alleen de rapporten die aan werkruimte A zijn toegewezen — niet die van werkruimte B. Het rapport wordt gedeeld als één bron: als je het bijwerkt, is de update zichtbaar in alle werkruimtes tegelijk.
Row-Level Security per werkruimte
Als je rapport Row-Level Security bevat, kun je per werkruimte de juiste RLS-rol toewijzen. Zo ziet klant A alleen de data die bij klant A hoort, zelfs als ze hetzelfde basisrapport openen.
Stap 4: publiceren
Klik op Publiceren en het rapport gaat live. Externe gebruikers die aan de gekoppelde werkruimtes zijn toegevoegd, zien het rapport bij hun volgende login.
De status verandert van Concept naar Gepubliceerd. Je kunt het rapport op elk moment terugzetten naar concept (onzichtbaar voor externen) of volledig verwijderen.
Rapport bijwerken
Wanneer je een nieuwe versie van je rapport hebt — een aangepaste lay-out, extra pagina’s, verbeterde DAX — hoef je niet opnieuw te beginnen:
- Ga naar het rapport in Shareboard BI
- Klik op Versie vervangen
- Upload het nieuwe .pbix-bestand
- De werkruimte-koppelingen, gebruikerstoewijzingen en RLS-rollen blijven behouden
- Na de eerstvolgende datavernieuwing zien gebruikers de nieuwe versie
Geen handmatig herkoppelen, geen gebruikers opnieuw uitnodigen, geen risico dat een werkruimte het verkeerde rapport toont.
Meerdere rapporten beheren
In de rapportenlijst zie je in één oogopslag:
| Kolom | Wat het toont |
|---|---|
| Naam | De rapportnaam uit het .pbix-bestand |
| Status | Concept, Gepubliceerd of Gepauzeerd |
| Werkruimtes | Aantal werkruimtes waaraan het rapport is gekoppeld |
| Laatste vernieuwing | Tijdstip en status (Geslaagd / Mislukt / Bezig) |
| Weergaven | Aantal keer geopend in de afgelopen 7 dagen |
Je kunt sorteren, filteren en zoeken. Bij tientallen rapporten blijft het overzichtelijk.
Wat dit betekent voor je workflow
De traditionele workflow:
- Rapport bouwen in Power BI Desktop
- Publiceren naar Power BI Service
- Gateway configureren in een apart portaal
- Gegevensbron instellen in Power BI Service
- Toegang configureren via Azure AD / B2B
- Link delen met de klant
- Hopen dat de klant weet hoe hij moet inloggen
De Shareboard BI-workflow:
- Rapport bouwen in Power BI Desktop
- .pbix uploaden in Shareboard BI
- Gegevensbron koppelen — in dezelfde applicatie
- Toewijzen aan werkruimtes — in dezelfde applicatie
- Publiceren — de klant ontvangt een uitnodiging en logt in met 2FA
Drie stappen minder, één omgeving, dezelfde veiligheid.
Benieuwd hoe je de gegevensbron configureert? Lees het vervolgartikel over gegevensbronnen instellen of start een gratis proefperiode.
Veelgestelde vragen
Welk bestandsformaat moet mijn rapport hebben?
Shareboard BI accepteert .pbix-bestanden — het standaardformaat van Power BI Desktop. Je exporteert je rapport vanuit Power BI Desktop via Bestand → Opslaan als, en uploadt het resulterende .pbix-bestand in Shareboard BI.
Is er een maximale bestandsgrootte voor uploads?
Ja, het uploadlimiet is ruim voldoende voor de meeste rapportbestanden. Heel grote modellen (honderden MB) kun je optimaliseren door onnodige kolommen te verwijderen en importdata te beperken. In de praktijk zijn de meeste .pbix-bestanden tussen 5 en 50 MB.
Kan ik een rapport aan meerdere werkruimtes tegelijk toewijzen?
Ja. Na het uploaden selecteer je de werkruimtes waaraan het rapport moet worden toegewezen. Het rapport wordt gedeeld als één bron — een update is direct zichtbaar in alle gekoppelde werkruimtes. Je hoeft het rapport niet per werkruimte apart te uploaden.
Wat gebeurt er als ik een rapport vervang door een nieuwe versie?
Wanneer je een nieuwe versie van het .pbix-bestand uploadt ter vervanging, blijven alle werkruimte-koppelingen en gebruikerstoewijzingen intact. Externe gebruikers zien na de volgende vernieuwing automatisch de bijgewerkte versie — geen handmatige actie nodig.
Moet ik ook via Power BI Service publiceren?
Nee. Shareboard BI verwerkt het .pbix-bestand zelf. Je hoeft het rapport niet eerst naar Power BI Service te publiceren. Het volledige proces — uploaden, gegevensbron koppelen, toewijzen, publiceren — vindt plaats in de Shareboard BI-applicatie.